Auteur/autrice : Sandrine

Votre décision est arrêtée et vous êtes bel et bien convaincu des avantages de l’externalisation de votre système d’information. Il convient dès lors de réfléchir à une liste des prestations que vous souhaitez obtenir auprès d’une société infogérante. Cette première étape est la rédaction de votre cahier des charges ; pièce essentielle de votre projet d’infogérance.

Ce document ne doit laisser aucune place à l’équivoque. Il décrit avec minutie vos besoins, vos objectifs, les enjeux et les contraintes à prendre en compte. Bien rédigé, il va conditionner la réussite de votre projet.

Le cahier des charges : 1ere étape essentielle du processus d’infogérance

Document de référence, le cahier des charges présente vos besoins et votre périmètre d’actions dans le cadre de votre projet d’externalisation du SI.

Détaillé et structuré, ce document doit être compris par chaque partie prenante. Il doit également vous aider à vous poser les bonnes questions. Le fait d’identifier clairement vos besoins vous permet de gagner en visibilité et de mieux appréhender vos prochaines évolutions à moyen et long terme.

Adressé à plusieurs prestataires, ce document doit permettre une communication fluide. Et plus les besoins seront exprimés avec clarté, plus les réponses attendues seront précises, voire créatives et en adéquation avec votre projet d’infogérance. Le choix de votre prestataire infogérant sera facilité.

Ce cahier des charges pourra ensuite être complété par le futur prestataire ; de là débutera une collaboration fructueuse.

Quels sont les risques d’un cahier des charges mal rédigé ?

Un cahier des charges peu explicite et rédigé sans grande conviction de votre part peut entraîner un dépassement de budget conséquent. Il est donc important de consacrer plusieurs semaines voire mois, selon votre activité et la taille de votre entreprise, pour concevoir ce document. De ce fait, et sans cette rigueur, il est fort probable que certaines difficultés inhérentes au projet puissent être mal estimées, créant ainsi des délais de livraison allongés et des coûts non prévus.

Réussir la rédaction de votre cahier des charges dans le cadre d’un projet d’infogérance informatique

Un cahier des charges réussi est celui qui définit vos besoins et attentes de la manière la plus précise possible. Concrètement, il doit comporter les parties suivantes :

-Présentation de votre entreprise : date de création, localisation, secteur d’activité, nombre de salariés, nombre de sites…

-Descriptif de l’environnement utilisateur / réseaux / SI : l’assistance utilisateur, l’exploitation réseau / système, les postes de travail, la sécurité et notamment la gestion de vos accès

-La définition de votre projet

Le périmètre et la définition de votre projet infogérance

Cette partie a pour vocation de fixer les limites organisationnelles et techniques de votre projet d’externalisation de votre SI, de préciser les exigences relatives à votre et, bien sûr, de choisir un type d’infogérance informatique : l’infogérance partielle, l’infogérance globale ou applicative.

Déterminez vos objectifs et posez-vous les bonnes questions !

Comment souhaitez-vous voir évoluer …

• L’assistance utilisateur ?: amélioration des délais de résolution, de l’image de l’informatique en interne des horaires de support …
• L’exploitation réseau ?: fiabilisation de l’exploitation, réduction des coûts…
• L’exploitation système ?: amélioration de la gestion des sauvegardes, simplification des mises à jour…
• La gestion des postes de travail ?: diminution des délais de migration du parc…
• La sécurité ?: amélioration de la gestion des anti virus, des accès internet, des mots de passe ?
• Le Plan de secours informatique? est-il à créer, doit-il être optimisé ?

La dernière partie de votre cahier des charges portera sur les compétences attendues chez le prestataire infogérant.

Quelles sont les compétences du prestataire en matière d’assistance utilisateur ? Quels outils utilise le prestataire ? Quelle est sa méthodologie de travail ?

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Le cahier des charges Infogérance est un document complexe mais primordial pour la mise en route d’un projet d’infogérance. Et pourtant, celui-ci est bien souvent peu précis : nombre des machines approximatif, nombre de licences sous-évalué, contraintes de sécurité, etc.

Soyez structuré et détaillé dans la rédaction de votre cahier des charges ! Attardez-vous sur certains points essentiels. Notamment pour être certain que votre futur prestataire informatique saisisse le contexte souvent complexe de votre entreprise.

Nos équipes d’experts IT se tiennent disponibles pour tout conseil sur le cadrage de votre projet d’infogérance. Pour un accompagnement, n’hésitez pas à prendre rendez-vous !

Value IT a finalisé hier l’acquisition de Sigma Méditerranée et conforte ainsi sa stratégie de croissance externe. Grâce à cette alliance, Value IT complète son offre de services historique et poursuit sa politique de diversification géographique.

Créée en 1991 par Pascal Chavernac, Sigma Méditerranée rayonne en Occitanie via deux agences situées à Narbonne (Eponia) et Carcassonne (Sigma). L’entreprise accompagne ses clients dans leur projet de transformation digitale, s’appuyant notamment sur la convergence des métiers de l’informatique et des télécoms.

Jérémy ORLOWSKI, PDG du groupe Value IT, se réjouit de cette opération stratégique. « Nous intégrons avec Sigma méditerranée un expert IT qui viendra compléter nos domaines de compétences, renforcer notre expertise, et ainsi apporter une réponse complète et globale aux attentes de nos clients, PME, TPE, ETI. »
Pascal Chavernac est quant à lui convaincu que « Jérémy Orlowski possède toutes les qualités humaines pour continuer l’aventure de SIGMA avec ses fidèles collaborateurs.

Et d’ajouter : « Les valeurs de VALUE IT sont semblables en tous points à celles de SIGMA Méditerranée. Jérémy a la volonté de fédérer ses équipes autour du projet d’entreprise par des valeurs fortes : professionnalisme, bienveillance, droit à l’erreur, confiance, proximité, convivialité. Je suis très confiant pour l’avenir. Ce rapprochement est très important pour donner la pérennité et la croissance nécessaire à SIGMA et à l’ensemble du groupe VALUE IT. Les avancées technologiques et la maitrise de notre offre Cloud Privé, que nous développons depuis 12 ans, sera un avantage concurrentiel très important. »

« Nous partageons le même ADN d’entreprise avec Value IT »

Nicolas Renard, Directeur régional Occitanie, est quant à lui tout aussi enthousiaste. « Cette opération nous a paru une évidence, nous partageons le même ADN d’entreprise avec Value IT : valeurs humaines, réactivité et proximité avec nos clients. La mutualisation de nos ressources, mais aussi expertises, savoir-faire, certifications nous permettront d’atteindre notre objectif : devenir incontournable dans le domaine de l’IT en Occitanie.  »

Ce projet de croissance externe fait suite à l’acquisition de l’entreprise Deuzzi en février dernier. Il marque une étape stratégique importante et permet au groupe Value IT d’atteindre ses objectifs 2022.

Le groupe Value IT conforte sa position d’acteur référent et expert dans les services IT en région AURA, IDF, et Occitanie avec un CA consolidé de 14M€ et désormais 65 collaborateurs.
De plus, Value IT rejoint le réseau Resadia, premier intégrateur de solutions IP convergentes, dont la force repose sur les nombreuses compétences de ses 32 associés ; soit 5000 collaborateurs répartis sur plus de 191 points de présence.

 

Choisir les outils de collaboration qui correspondent à vos besoins n’est pas chose aisée. Il existe une multitude d’outils : partage documentaire, visioconférence ou encore messagerie collaborative. Il est donc important de comprendre votre organisation et d’auditer vos réels besoins pour optimiser l’utilisation de ces outils. Vient enfin l’étape du déploiement de ces outils. Il vous faudra choisir le bon partenaire pour mettre en place ces outils collaboratifs.

Découvrez dans cet article les critères déterminants pour bien déployer les outils de collaboration au sein de votre entreprise.

Définir vos besoins

Avant de choisir vos outils, vous devez interroger vos collaborateurs pour identifier les besoins et recueillir un maximum de données. Vous pouvez les interroger à l’aide de questionnaires ou échanger directement avec eux et leurs managers.

Voici des exemples de questions à poser à vos collaborateurs lors de ces échanges :

• Quels outils utilisent-ils aujourd’hui en général ?
• Comment communiquent-ils entre les différents services, avec leurs collègues?
• Ont-ils des solutions pour le télétravail?
• Comment font-ils pour partager des documents ou des fichiers?
• De quels outils auraient-ils besoin pour améliorer leur productivité ?
• Rencontrent-ils des difficultés ?
• Quelles sont les attentes quant à l’utilisation des nouveaux outils de collaboration ?

Toutes ces questions vous permettent d’identifier par la suite quels sont les outils à remplacer ou à intégrer. Vous disposez maintenant des critères pour choisir vos nouveaux outils de collaboration. Une bonne partie du travail est donc amorcée.

Choisir les bons outils collaboratifs

Après avoir défini vos besoins, vous pouvez désormais choisir les outils qui renforceront la collaboration au sein de votre organisation.

Il existe aujourd’hui des outils visant à :

• Favoriser la mobilité des équipes. Des plateformes de partage documentaire comme Sharepoint permettent de partager des fichiers tout en étant en déplacement.
• Faciliter le travail à distance. Les plateformes de visioconférence telles que Microsoft Teams ont compris l’enjeu du télétravail et proposent des fonctionnalités qui permettent aux salariés de ne pas rester isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement.
• Améliorer la productivité des équipes. Le digital workplace rassemble dans une unique plateforme les informations, les documents, les applications et les messageries.
• Fluidifier les échanges. Que ce soit avec vos collaborateurs, vos fournisseurs ou vos clients, les outils de collaboration facilitent votre la communication entre les différentes parties de votre entreprise.

Le marché des outils de collaboration est très concurrentiel et il est important de prendre le temps de comparer les différentes solutions en s’appuyant sur les critères suivants :

• Les fonctionnalités proposées
• La facilité d’utilisation
• Le prix
• La garantie en termes de sécurité et d’hébergement des données
• La qualité du service client et du support utilisateur

Mais il se peut que vous n’ayez pas le temps pour comparer les différents outils à mettre en place au sein de votre organisation. Vous pouvez donc faire appel à une entreprise spécialisée dans le numérique. En tant que prestataire de services informatiques à l’écoute de ses clients, Value IT saura choisir pour vous les meilleures solutions de collaboration en adéquation avec vos réels besoins.

Il s’agit donc de choisir un partenaire pour le déploiement de ces outils. Il doit vous proposer des offres avantageuses en adéquation avec vos besoins réels et se tenir prêt à intervenir en cas de besoin.

Communiquer sur l’adoption des outils de collaboration

Il est important d’annoncer le déploiement des outils collaboratifs en amont du projet. Il faut compter un temps d’adaptation pour vos collaborateurs afin de tester correctement les nouvelles solutions. Et la communication de ce changement doit être régulière :

• Les managers ou le service management vont promouvoir les outils de collaboration
• Le service ressources humaines va instaurer une nouvelle organisation en fonction des outils choisis
• Le service communication va « faire vivre » ces outils en les valorisant. Il peut tout simplement les faire découvrir aux collaborateurs

Se former et former les salariés sur les nouveaux outils

Il est primordial de mettre en place un programme de formation bien défini. Ce programme comprend des :

• ateliers onboarding
• tutoriels vidéo
• guides d’utilisation
• formations régulières

Outre ce plan de formation, il est essentiel d’accompagner et de suivre vos collaborateurs tout au long de l’adoption de ces outils pour recueillir leur ressenti. Vous pouvez interroger vos salariés sur les sujets suivants :

• La fréquence d’utilisation des outils de collaboration
• L’utilité de ces outils
• Les améliorations à apporter

Ce feedback vous permettra d’apporter des solutions si vos collaborateurs rencontrent des problèmes lorsqu’ils utilisent les nouveaux outils ou au contraire de confirmer leur adoption complète.

Pour déployer correctement vos outils de collaboration, il ne s’agit pas seulement de choisir les bons outils. Il est important de suivre ces étapes afin que vos collaborateurs utilisent au mieux ces outils. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans la mise en service de ces outils.

N’hésitez pas à nous contacter !

Dans l’équipe technique Value IT, Nicolas est administrateur système et réseaux. Retrouvez son interview et découvrez plus en détail les facettes de son métier ainsi que ses différentes missions.  

Nicolas, parlez-nous de votre métier…

• En tant qu’administrateur système et réseaux, je surveille, gère et mets à jour tous les systèmes d’information de nos clients afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier. Mon métier est un poste à haute responsabilité comme l’attestent mes missions :
  • L’intégration de nouvelles solutions:
    • Sauvegarde des données
    • Conception et mis en service de points de restauration
    • Mise en place de solutions contre les cybermenaces
  • La migration de solutions existantes
  • Le maintien en condition opérationnelle. Nous proposons des évolutions en lien avec :
    • L’obsolescence du matériel
    • Les problèmes de capacité des systèmes et réseaux
    • Les problèmes identifiés sur la sécurité des systèmes d’information
  • La refonte des systèmes d’information
  • L’installation et la gestion de divers matériels:
    • Réseaux
    • Firewalls
    • Infrastructure serveur

  Je réalise également les audits des parcs informatiques de nos clients. Je dois rédiger des comptes rendus dont l’objectif est de prescrire des axes d’amélioration de leurs systèmes d’information. A l’issue de ces audits, soit nous mettons en place des nouvelles solutions, soit nous proposons un remaniement complet de leur infrastructure informatique.

  Finalement, dans mon métier, j’aborde tous les domaines de compétences que ce soit la sécurité, la sauvegarde, l’infrastructure système ou encore le réseau. Il s’agit d’une activité très polyvalente et complète.

Comment se déroule une journée type ?

Les journées ne se ressemblent jamais. Je commence mon travail par une vérification des tâches à effectuer puis nous effectuons un point sur l’état d’avancement des projets avec mon équipe.

Même si les missions restent très variées, des tâches quotidiennes sont à réaliser :

• Surveiller et tester les systèmes de sauvegarde
• Surveiller et mettre à jour les antivirus
• Créer ou supprimer des comptes d’accès ou de messagerie
• Dépanner les utilisateurs

Il m’arrive également de me déplacer chez nos clients pour vérifier le bon fonctionnement des installations de leur parc informatique ou pour effectuer des audits. Je suis donc constamment en relation avec eux.

Actuellement, nous travaillons sur un gros projet de déploiement pour une chaîne d’hôtels. Nous avons la charge du renouvèlement complet de leur infrastructure informatique et cela implique :

• L’installation du réseau
• L’installation de la téléphonie
• La mise en service d’un service hébergé pour la messagerie ou la bureautique

Quels sont les enjeux et les difficultés du poste ?

Le principal enjeu de mon poste est la garantie de résultats. Il est important que toutes les opérations mises en place chez le client fonctionnent parfaitement. En contrepartie, nous devons nous adapter à chaque client car les demandes divergent selon qu’il s’agit d’un TPE ou d’une multinationale.

Il est nécessaire d’être extrêmement rigoureux et d’apporter une attention sans faille à tous les clients.

Je dois également réaliser une veille permanente pour être au courant des dernières technologies. Mais il faut savoir aussi utiliser les solutions ou technologies adéquates face aux problèmes rencontrés.

L’important est de suivre nos clients de A à Z et de savoir gérer les différentes problématiques.

Si vous deviez résumer votre métier en 3 mots ?

Adaptabilité, Conseil et Diversité.

La transformation digitale et la généralisation du télétravail imposent aux PME de se doter de moyens pour collaborer efficacement. De plus en plus démocratisés, les outils de collaboration se déclinent sous différentes formes : messagerie collaborative, téléphonie IP, visioconférence et partage documentaire.

Découvrez les 5 avantages de ces outils pour votre entreprise.

Favoriser la mobilité des équipes

Les outils de collaboration améliorent la mobilité des équipes. Que ce soit au bureau, en télétravail ou en déplacement, les collaborateurs ont toujours accès à leur messagerie et leurs fichiers. Les documents partagés sur une plateforme de partage documentaire comme Onedrive ou Sharepoint sont directement accessibles depuis tous les outils : ordinateur, tablette, smartphone, etc. Seule une connexion internet est requise pour accéder aux applications.

La téléphonie IP permet également de bénéficier d’une forte mobilité. Un utilisateur n’est plus associé à une ligne mais à un poste. Il conserve ainsi son numéro même s’il est en déplacement ou s’il doit changer de bureau et reste joignable à tout moment. Les utilisateurs ont également la possibilité de transférer leur appel. Le poste fixe est directement relié au numéro mobile : utile lorsqu’il faut rediriger le correspondant vers le bon destinataire.

Les applications de visioconférence offrent la possibilité de travailler de n’importe où et sans contrainte, en reproduisant l’effet présentiel grâce à la vidéo en direct, le partage d’écran et la collaboration sur des documents Word, Excel ou Powerpoint.

Faciliter le travail à distance

La visioconférence est l’outil de collaboration optimisé pour faciliter le télétravail et la communication des entreprises qui travaillent avec des équipes dispersées. Cependant, il n’est pas facile de coordonner toutes les équipes. Les plateformes de visioconférence deviennent indispensables dans la stratégie de l’entreprise. Elles améliorent considérablement la collaboration des salariés grâce à leurs nombreux outils gratuits compris dans les packs :

• Echanges de documents
• Tableau blanc
• Partage d’écran
• Enregistrement de la réunion
• Messagerie instantanée

Les salariés ne sont donc pas isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement. C’est le cas lorsqu’un commercial doit faire signer un bon de commande à la direction dans les meilleurs délais. Il peut partager son document sur la plateforme de partage documentaire.

Réaliser des économies et maîtriser ses coûts

Lorsque vous utilisez des outils de collaboration, la communication est instantanée pour tous les collaborateurs. Ils suppriment les temps d’attente et réduisent les déplacements lorsque vous les utilisez dans le cadre du télétravail par exemple. Par conséquent, votre organisation réalise des économies.

La téléphonie IP utilise le réseau internet pour fonctionner. En utilisant cet outil plutôt qu’un système de communication traditionnel, votre entreprise n’a pas besoin d’investir dans des installations supplémentaires.

Utiliser des applications de visioconférence offre la possibilité à deux interlocuteurs qui ne travaillent pas dans le même secteur d’organiser un rendez-vous depuis chez eux. Ils réalisent ainsi des économies sur les frais de transport, de restauration ou encore d’hébergement.

Concernant la révision des documents, l’ancienne méthode qui suggérait d’imprimer puis de réimprimer le même document entraine des coûts supplémentaires liés à la consommation des cartouches et des feuilles d’impression. Aujourd’hui, les plateformes de partage documentaire ont remplacé ce mode de fonctionnement. Les collaborateurs peuvent modifier les documents directement depuis la plateforme et chaque modification est mise à jour automatiquement.

Enfin, les éditeurs de messagerie collaborative proposent plusieurs abonnements qui permettent de personnaliser son offre. Chaque entreprise peut adapter la taille et le prix de son abonnement en fonction de ses réels besoins. Il existe plusieurs offres Microsoft 365 avec des versions Lite ou à la carte.

Améliorer la productivité des équipes

Les outils de collaboration sont voués à simplifier la communication en entreprise pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier mais également de travailler comme en présentiel, en étant capable de travailler n’importe où.

Sharepoint est un excellent outil de collaboration pour centraliser et partager les documents. Sur cette plateforme, les collaborateurs peuvent insérer et modifier tout type de document :

• Word
• Excel
• Powerpoint
• Images
• Vidéos
• …

L’avantage d’utiliser une plateforme collaborative comme Sharepoint est d’éviter le travail en silo. Les collaborateurs deviennent plus productifs car ils peuvent travailler sur le même document sans avoir à l’imprimer ou l’enregistrer sur son bureau. Les fichiers se mettent à jour automatiquement grâce à un système de synchronisation. En utilisant Sharepoint, chaque salarié est au courant de ce qui se passe en entreprise.

Fluidifier les échanges

La principale raison d’utiliser des outils de collaboration en entreprise est bien sûr d’améliorer les échanges et la cohésion du groupe. Tous les outils disponibles (visioconférence, messagerie collaborative, calendrier, etc…) facilitent l’organisation en interne. Les fichiers partagés par les équipes sont centralisés et tous les collaborateurs peuvent retrouver plus rapidement une donnée que lorsque l’information est stockée sur plusieurs supports comme dans les emails ou les serveurs.

Les entreprises ont également une meilleure relation avec leurs clients ou fournisseurs. Toutes les possibilités qu’offrent les outils de collaboration s’appliquent aussi en externe pour développer des partenariats. Les distances sont effacées lorsqu’il s’agit de communiquer avec des clients présents partout à l’échelle nationale ou internationale, dans le cas d’une nouvelle acquisition.

Aujourd’hui, les organisations prônent le travail collaboratif et le chef d’entreprise a tout intérêt à choisir des solutions visant à renforcer la collaboration au sein de son groupe. Plus tôt une entreprise utilise ces outils collaboratifs, plus elle sera compétitive et se démarquera de ses concurrents.

Vous savez maintenant que les outils de collaboration sont indispensables au bon fonctionnement de votre organisation. Il convient donc de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !

 

Nos consultants et techniciens en infogérance vous accompagnent au quotidien dans la mise en place et la gestion de votre système d’information. Vous bénéficiez ainsi de diverses prestations : audit, gestion du parc informatique, mise en place de sauvegardes, maintenance, assistance utilisateurs…

Dans l’équipe Value It, Sylvain est chef d’équipe support. Retrouvez son interview et découvrez plus en détails son métier et ses différentes missions au service des clients.

 

Sylvain, parlez-nous de votre métier…

En tant que chef du support chez Value IT, je gère une équipe de techniciens dont la mission est d’aider les clients à gérer leurs problèmes informatiques.

J’ai de nombreuses missions comme :

• La gestion de parcs informatiques des clients
• La gestion des problèmes via l‘analyse des incidents dernièrement enregistrés. Il s’agira d’identifier les actions à entreprendre pour :
  • Soit diminuer le nombre d’incidents
  • Soit prévenir l’apparition de nouveaux incidents ou problèmes
  • Soit optimiser l’efficacité des équipes support
• L’assistance aux utilisateurs
• La maintenance du réseau système de nos clients
• Le maintien en condition opérationnelle. Il est nécessaire d’alerter et de proposer une évolution en lien avec :
  • L’obsolescence du matériel
  • Les problèmes de capacité des systèmes et des infrastructures
  • Les problèmes identifiés sur la sécurité des systèmes d’information
• La gestion de la téléphonie IP

Comment se déroule une journée type en infogérance ?

Je commence ma journée par un état des lieux des demandes clients à traiter. J’organise une réunion avec les techniciens pour hiérarchiser les tâches. Mon rôle principal est de prioriser les demandes pour ensuite les attribuer aux différents techniciens du support.

Chaque journée est différente car les tâches sont très diversifiées. L’infogérance occupe une grosse partie de mon métier et je dois m’assurer que les systèmes d’information de nos clients fonctionnent correctement. Je suis constamment en relation avec les clients, que ce soit par mail ou par téléphone.

Les demandes sont très variées et elles sont traitées selon le niveau de criticité du problème. Par exemple, il peut nous arriver de travailler sur un espace disque disponible insuffisant ou un composant logiciel non actif. Je dois aussi gérer les pannes ou les erreurs en lien avec le matériel redondant.

En général, je résous une demande entre 4 heures et une journée.

Quels sont les enjeux et les difficultés du poste ?

Le principal enjeu de mon métier est la satisfaction client. Nous sommes là pour garantir le bon fonctionnement de son système d’information. Nous devons également résoudre les problèmes le plus rapidement possible.

De mon côté, je réalise une veille continue pour me maintenir à jour sur les différentes technologies et proposer des solutions d’évolution.

Enfin, il faut savoir faire preuve de patience et de rigueur pour résoudre au mieux les problèmes des clients. Il y a énormément d’entraide et de cohésion au sein de mon service et nous travaillons souvent avec le déploiement.

Si vous deviez résumer votre métier en 3 mots ?

Aide, Résolution et Satisfaction

Le télétravail et la transformation digitale imposent aux entreprises de se munir d’outils de collaboration efficaces. Chaque outil collaboratif professionnel possède des fonctions bien précises et s’adapte aux besoins de votre organisation : partage de fichiers volumineux, communication, service de messagerie collaborative… 

Découvrez les différents outils de collaboration et leurs fonctions d’usage.

L’outil collaboratif facilite le travail d’équipe

Chaque jour, un salarié reçoit en moyenne 88 mails (étude réalisée par Radicati group – Email Statistics Report, 2015-2019). Ces mails proviennent des clients, des prestataires, des newsletters mais également de leurs collègues. Les collaborateurs ont besoin d’échanger en interne pour planifier des réunions, partager des documents ou s’entretenir sur des projets en cours.

Les outils collaboratifs ont pour vocation de faciliter le travail des collaborateurs et le travail d’équipe. Ces logiciels ou applications sont accessibles en ligne mais également installables sur les PC et consultables sur téléphone pour répondre à la mobilité des équipes. Les outils de collaboration se déclinent sous la forme de messagerie collaborative, de visioconférence, de téléphonie IP ou encore sous la forme de partage documentaire.

Quels outils utiliser pour une meilleure collaboration en entreprise ?

La messagerie collaborative : l’élément incontournable de votre organisation

Comme son nom l’indique, la messagerie collaborative est un ensemble de logiciels qui favorise la communication et la collaboration en entreprise. Elle se compose généralement d’une boîte mail classique ainsi que d’autres outils facilitant le travail de groupe.

Parmi ces outils, nous pouvons retrouver :

• Un répertoire de contacts
• Un gestionnaire de tâches pour planifier les tâches à effectuer au cours de la semaine par exemple
• Des dossiers de messagerie. Cela inclut la messagerie instantanée comme Microsoft Teams
• Des outils de partage de document comme OneDrive, Google Drive ou encore Sharepoint. Tous les collaborateurs ont accès aux fichiers partagés en interne.

Un bon exemple de messagerie collaborative est le MS Exchange de Microsoft. Il s’agit d’une solution de courrier et de calendrier pour les entreprises.

Les utilisateurs de MS Exchange ont aussi la possibilité d’accéder à d’autres fonctions comprises dans le pack comme la gestion des contacts ou la gestion des tâches en collaboration sous Planner.

La téléphonie IP : tirer parti des nouveaux usages de la voix sur IP et faire des économies

Le deuxième outil de collaboration souvent utilisé en entreprise est la TOIP. Tirée de l’anglais Telephony over Internet Protocol, la téléphonie IP est un service de communication qui utilise le protocole de réseau internet (IP). Cette technologie transforme la voix en données à l’aide d’un protocole IP, puis ces données se retrouvent sur le réseau local pour être retranscrites en voix pour le récepteur.

L’entreprise doit se munir de plusieurs équipements pour utiliser la TOIP :

• Des autocommutateurs IPBX : ils gèrent le lien entre les postes téléphoniques d’un site et le réseau extérieur. Le système IPBX se sert du protocole IP pour transmettre la voix.
• Des terminaux téléphoniques IP, de softphone (logiciel qui supporte la fonction téléphone sur un PC) ou des adaptateurs IP pour les anciens postes analogiques.
• Des équipements réseau : il s’agit de switchs qui administrent le PoE ou la VLAN.
• Une passerelle réseau ou gateway qui relie l’interface d’accès au réseau RNIS.

Ce système de communication évolué donne la possibilité aux utilisateurs de communiquer depuis leur PC et ainsi intégrer des boîtes vocales différentiées. La téléphonie IP réduit les coûts de communication car elle utilise le réseau internet.

La visioconférence en entreprise : l’outil collaboratif central de la communication unifiée

Avec le développement du télétravail, la visioconférence se révèle être un outil de collaboration indispensable pour les organisations.

Cet outil collaboratif permet de mettre en relation des personnes de manière virtuelle en créant une simulation de réunions en face à face. Ainsi, des collaborateurs se trouvant à des milliers de kilomètres l’un de l’autre sont directement liés grâce à la visioconférence.

Aujourd’hui, les plateformes de visioconférence proposent plusieurs fonctionnalités :

• Diffusion de vidéo en direct entre deux ou plusieurs personnes. La voix est aussi retransmise.
• Partage de documents en direct
• Partage d’écran pour voir la présentation d’un collaborateur ou d’un client
• Tchat pour discuter en direct de manière publique ou privée. Le tchat est utile pour ne pas interrompre la présentation d’un collègue par exemple.

Le partage documentaire : échanger des documents sans surcharger les messageries

Pour travailler à plusieurs sur un document, le reflexe le plus courant est de faire circuler par mail les différentes versions d’un document. Or cette pratique entraine une surcharge des messageries et le risque de travailler sur des versions du document qui ne sont pas à jour.

Il existe des outils de partage documentaire qui permettent une meilleure collaboration en entreprise. Ces outils sont des « drives » où les utilisateurs peuvent déposer leurs fichiers et leurs documents. Cette pratique se réalise à distance pour répondre au contexte actuel dans lequel le télétravail transforme le quotidien des salariés. Ces fichiers peuvent être des documents textes, des PDF, des photos, des vidéos. En général, tous les formats sont acceptés sur les plateformes de partage rendant la collaboration plus rapide.

Focus sur trois grandes solutions de partage de fichiers en entreprise :

• OneDrive: cette solution est développée par Microsoft et permet aux personnes travaillant en étroite collaboration d’accéder aux fichiers sur tous les appareils sans être au même endroit. Les utilisateurs peuvent également bénéficier des dernières versions des logiciels et applications Office comme Word ou Excel en plus de 1 To d’espace de stockage en ligne. L’avantage de cette solution est qu’elle ne mobilise pas d’espace sur le PC.
• Dropbox pro: cet outil permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Il est accessible depuis n’importe quel navigateur et comme OneDrive, il propose un éditeur de texte en ligne
• Google drive: cette plateforme permet de stocker des fichiers et des dossiers dans le Cloud. Les collaborateurs d’une entreprise ou d’un service ont accès à ces fichiers depuis leur PC ou téléphone. Le service Google Drive regroupe aussi les applications Google Docs, Sheets, Slides et Drawings. Les utilisateurs peuvent modifier en temps réel un document et en même temps.

Vous souhaitez vous doter d’outils de collaboration rapides et efficaces ? Il convient dès à présent de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatique saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !

Le Magazine Informations Entreprise vient tout récemment de nous consacrer un article qui fait la part belle à notre savoir-faire et au fort développement de Value IT.

Une très belle opportunité de partager notre vision et nos valeurs centrées sur l’expertise, la disponibilité et la réactivité.

Merci aux équipes du Magazine Informations Entreprise pour cet article à retrouver dans le N°182 Avril, Mai et Juin 2022.

Bonne lecture ,-)

Aujourd’hui, l’un des enjeux de performance des entreprises est la connectivité sans fil et notamment sa vitesse. C’est justement l’apport du Wi-Fi 6, de plus en plus considéré au sein des entreprises. En quoi cette version de Wi-Fi, peut-elle répondre à vos besoins et qu’apporte t-elle de plus ?

Les caractéristiques du WI-FI 6

Définition du Wi-Fi 6

De nos jours, les collaborateurs utilisent de plus en plus d’applications hébergées dans le cloud et la navigation sur Internet. Ces connexions exigent un débit élevé et pour les collaborateurs une connectivité haute performance.

Nous constatons une nouvelle génération de Wi-Fi au sein des entreprises pour répondre à cette demande, le Wi-Fi 6. Permet d’accroître l’efficacité et la vitesse du réseau pouvant atteindre un débit de 10 Gbit/s, soit trois fois plus rapide que le Wi-Fi 5. Cette version atteint cette performance car elle utilise un canal de fréquences plus large, de 80 MHz à 160 MHz. La connexion entre les routeurs et les périphériques est facilitée.

Le Wi-FI 6 représente une révolution des réseaux d’entreprises sans fil.

Les bénéfices du Wi-Fi 6

Au sein d’une entreprise un grand nombre d’appareils sont connectés en même temps. Le Wi-Fi 6 va ainsi permettre aux salariés de bénéficier d’un débit optimal avec une réduction du temps de latence. Les connexions vont être permanentes, sans engorgement, plus stables et sécurisées.

De plus, le Wi-Fi 6 permet aux entreprises de contrôler de nouvelles applications sur un même réseau LAN sans fil (WLAN). Cela ouvre la voie à une plus grande adoption du Wi-Fi.

WI-FI 6 E et WI-FI 6 release 2

Une nouvelle version du Wi-Fi 6 a fait son apparition depuis peu, le Wi-FI 6 E. Il reprend le nom de la précédente version en ajoutant une lettre E pour Extented. Cette norme propose des débits allant jusqu’à 11 Gbps. La particularité de cette norme, est d’utiliser la bande 6 GHz qui va permettre de désengorger les bandes actuelles. Une prise en charge de toujours plus de périphériques ainsi qu’une meilleure prise en charge de la vidéo en 8K. En effet, cette évolution permet de prendre en charge le trafic multigigabit, parfaitement adapté à la vidéo haute définition.

Une troisième variante de Wi-Fi 6 a été mise en place sur le marché, le Wi-Fi 6 version 2. Il offre des fonctionnalités supplémentaires par rapport au WI-FI 6 E notamment une plus grande capacité de vitesse pour les envoi et pour le téléchargement de données. De plus, il permet une meilleure gestion de l’efficacité  énergétique pour les appareils concernés et réduit la latence pour les vidéoconférences.

La génération Wi-Fi 7 n’est quant à elle qu’en phase projet et sera disponible qu’à partir de 2024.

Le Wi-Fi 6 : une meilleure couverture Wi-Fi et un débit plus rapide

Le Wi-fi 6 présente une multitude d’avantages pour votre enseigne :

• Une meilleure couverture Wi-Fi: un plus grand nombre d’appareils connectés que les versions précédentes et tout cela sans congestion afin de répondre à vos besoins. Nous assistons à une division des canaux Wi-Fi en sous-canaux qui vont transporter des données sans interférence.
• Un débit plus rapide: la transmission de données est 40% supérieures à celles du Wi-Fi 5. Ce débit élevé va permettre d’afficher en local de la vidéo 8K et d’offrir la HD 4K lors de visioconférence.
• Amélioration de l’économie d’énergie pour les équipements sans fil: un nouveau système est intégré dans le Wi-Fi 6, le TWT (Target Wake Time). Il va permettre de mettre en veille la communication entre votre routeur et vos appareils qui sont connectés au Wi-Fi lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Les batteries de vos ordinateurs seront beaucoup moins impactées.
• Une sécurité de vos données optimale: le Wi-Fi 6 dispose du chiffrage WPA3, il va garantir une meilleure sécurité de vos données lorsque vos collaborateurs vont naviguer sur Internet. Ce système fournit une authentification plus robuste.

Comment activer le Wi-Fi 6 ?

La mise en place du Wi-Fi 6 nécessite de vérifier plusieurs points :

• Vous devez disposer de réseau câblé compatible, le Gigabit est d’ailleurs recommandé. Pour garantir un débit élevé utilisez un câblage Cat6a, Cat7;
• Il est essentiel d’avoir des terminaux (ordinateurs, smartphones etc) compatibles pour accéder aux fonctionnalités du Wi-Fi 6. Certaines infrastructures devront procéder à un renouvellement des ordinateurs des collaborateurs;
• Une connexion très haut débit est recommandée.

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Le Wi-Fi 6 montre une avancée significative dans la technologie des réseaux sans fil. Il a un impact considérable au sein des entreprises puisqu’il permet aux collaborateurs d’avoir une connexion plus rapide et plus sécurisée.

La mise à niveau vers le Wi-fi 6 mérite d’être envisagée. Nos équipes sauront analyser votre environnement et vous conseiller sur la solution la plus adaptée. Nous proposons comme produit la gamme de borne WI-FI de la marque Meraki compatible au WI-FI 6. Les experts de VALUE IT pourrons vous accompagner avec un audit de votre réseau mais aussi une étude de couverture WI-FI afin d’optimiser l’installation.

Value IT a le plaisir de vous annoncer l’acquisition de Deuzzi, une société référente en région AURA et experte dans l’accompagnement des PME et ETI dans la gestion de leur SI. De la mise à disposition de DSI en temps partagé jusqu’au pilotage des prestataires en passant par l’assistance à maîtrise d’ouvrage et l’aide à la décision sur les parties opérationnelles et fonctionnelles des entreprises.

Ces services viennent donc compléter l’offre de solutions de Value IT, qui désormais renforce son expertise informatique et accompagne ses clients sur toute la chaîne de valeur de leur SI, du conseil jusqu’à la mise en œuvre de leurs différents projets.

Cette alliance constitue une nouvelle étape du développement stratégique du Groupe Value IT : elle ouvre de très belles opportunités commerciales avec un élargissement de son portefeuille, et accélère sa diversification vers des activités de DSI, Gouvernance et AMO.

Comme le souligne Jeremy Orlowski, PDG du groupe Value IT, « ce projet de rapprochement vient renforcer nos forces opérationnelles et notre expertise dans le but d’offrir à nos clients une valeur et une qualité de service supérieurs. »
Ce premier projet de croissance externe marque une étape stratégique importante et permet au groupe Value IT d’atteindre ses objectifs 2022.

Le groupe conforte ainsi sa position d’acteur référent et expert dans les services IT en région AURA et IDF, avec un CA consolidé de 9M€ et 40 collaborateurs.